Microsoft office برای هر سند ارسال شده شما یک فایل متا ایجاد می کند، و پس از این که فایل شما به گیرنده ارسال شد، فایل جزئیات متا نیز به فرد ارسال می شود. البته گاهی ممکن است این عمل حیاتی به حساب بیاید، اما شاید بخواهید حتی جلوی تولید و ارسال آن به فرد مورد نظر یا حتی به Office را بگیرید.
حالا اینها چه نوع اطلاعاتی هستند؟
خوشبختانه/شوربختانه، Microsoft Office به طور خودکار همراه با داده هایی مخفی، چندین داده شخصی را نیز جمع آوری می کند. این داده ها بلافاصله مشخص نشده و همراه با اسناد شما نمایش داده نمی شوند، بلکه برای مشاهده، باید به عمق آن نفوذ کنیم. اسناد Office می توانند این اطلاعات را شامل شوند؛
- کامنت ها، نشان های بازبینی، نسخه ها و حاشیه نویسی برای یادآوری. بنابراین اگر سند خود را به اشتراک بگذارید، بنابراین این اطلاعات را نیز به نوعی پخش خواهید کرد. همچنین این بخش می تواند به هر فرد بگوید، چه افراد دیگری بر روی آن کار کرده اند.
- جزئیات سند و اطلاعات شخصی. جزئیات سند به متادیتا ی سند شامل نویسنده، موضوع و عنوان باز می گردد. این Document Properties به طور گسترده ای اطلاعات تولید شده خودکار Office را هر بار که با آن کار می کنید، شامل می شود. این بخش همچین می تواند اطلاعات ریزتری وابسته به ویژگی های خاص سند شما را در بگیرد. مثلا سر نویس های ایمیل، مسیر پرینتر، و مسیر ذخیره شدن فایل از رایج ترین آن ها هستند.
- سرنویس ها، پانویس ها و واترمارک ها. اسناد Word و Excel می توانند اطلاعاتی راجع به هدر ها و فوتر ها را شامل شوند. واترمارک ها (علامت هایی نظیر کپی رایت و …) می توانند افزوده شده یا پنهان باقی بمانند.
- نوشته های مخفی. اسناد ورد می توانند نوشته های پنهانی را که فقط خودتان از آن خبر دارید در بر بگیرند. اگر شک دارید، از Document Inspector برای یافتن آن ها استفاده کنید!
- ستون ها، ردیف ها و کاربرگ های پنهان. همانطور که ورد، تکست های پنهان را جمع آوری می کند، Excel هم ستون و ردیف هایش را می چیند!
- محتوا های ناپیدا. علاوه بر ورد، کاربرگ های Excel و پرزنتیشن های Power Point می توانند برخی اشیا را به عنوان Invisible Objects یا اشیای پنهان فرمت بدنی کنند. داکیومنت اینسپکتور می توانند آن ها را نیز پیدا کند.
- محتوا های کشیده شده. حتی اگر اسلاید هایی مستقیما کشیده شده و به اسلایدی دیگر انتقال داده شده باشند، پاورپوینت می تواند آن ها را نیز مشخص و دسته بندی کند! چقدر بد واقعا هیچ راه در رویی نداریم!
- یادداشت های پرزنتیشن. مثلا دیدید در کنار پرزنتیشن هایمان برای تکمیل متن مثلا برای کنفرانس، یک چیز هایی را می نویسیم؟ مسلما فقط می خواهیم خودمان از آن ها مطلع باشیم و کس دیگری آن را نخواند، اما متاسفانه وقتی آن را سیو و ارسال می کنید، آن ها هم دسته بندی می شوند!
- جزئیات سرور سند. هر سند می تواند جزئیاتی از فضای کاری، یا لایبرری وابسته به Microsoft Windows SharePoint Services را نیز در بر گیرد.
- داده های ریز XML. ممکن است به هر دلیلی، اسناد شما داده های XML پنهانی را در خود جای داده باشد، Document Inspector می تواند آن را یافته و حذف نماید.
به طور بدیهی، همانطور که به نظر می رسد شاید این برای شما هم یک مشکل و معضل به حساب بیاید. اکثریت افراد هر روزه با Microsoft Office اسناد گوناگونی را تولید و ارسال می کنند و شاید از آن مطلع هم نباشند! اما اگر شما هم می خواهید (حداقل) تا جایی که امکان دارد از دست این تکنیک جاسوسی و درز اطلاعات رهایی پیدا کنید، در ادامه با برسام همراه باشید.
Document Inspector
داکیومنت اینسپکتور، آمالگام و ترکیبی از همه سرویس های بازرسی Microsoft Office می باشد. کاربرد اصلی آن ها، یافتن و پاک کردن هر داده اضافه الحاقی به اسناد شما می باشد. پیش از استفاده از Document Inspector، اسناد کنونی تان را ذخیره کنید.
پس از انجام آن، به File > Info رفته و با صفحه ای مشابه روبرو مواجه خواهید شد.
در سمت راست، می توانید برخی از اطلاعات تولید شده توسط Microsoft Office را مشاهده نمایید؛ صفحات، میزان زمان صرف شده برای ویرایش، نام خودمان به عنوان نویسنده سند و … . برای حذف این، به Check for issues > Inspect document بروید. سپس به پنل گزینه های Document Inspector خواهید رسید. مواردی را که لازم دارید، تیک بزنید.
پس از این که کار Document Inspector به اتمام رسید، شما خواهید توانست تا هر داده پنهانی را بیابید. به لیست اسناد نگاهی بیندازید، بر روی Remove All کلیک کنید تا بخش های ذخیره شده جیم فنگ بنگ پاک شوند!
پس از این که اطلاعات پنهان از سند شما حذف شدند، می توانید آن را ذخیره کنید. آن را یک باز و بسته کنید تا از پاک شدن آن اطمینان حاصل نمایید. از هم اکنون می توانید خیالتان را از ارسال اطلاعات دیگر راحت کنید!
نکته: Document Inspector در Office 2007 با رفتن به Office Button > Prepare > Inspect Document > Inspect قابل دسرتسی است. اما مجددا سیو کردن کارتان پیش از هر کار دیگری فراموش نشود.
چگونه از وجود چنین چیزی به طور کامل جلوگیری کنیم؟ آیا اصلا امکان دارد؟
این امکان وجود دارد – اما باید به طور اختصاصی در هر داکیومنتی اعمال شود. این به این معنی است که برای جلوگیری از ذخیره اطلاعات متا در هر سند باید به File > Options > Trust Center > Privacy Options رفته و در زیر Document-specific settings، گزینه Remove Personal Information from File Properties On Save را تیک بزنید.
همانطور که ذکر شد، اکنون می توانید به طور کامل از توقف Meta Data اطمینان حاصل کنید. اما فراموش نکنید هر سند یک بار اعمال را نیاز دارد.
نظر شما در این باره چیست؟ آیا از این ویژگی احساس عدم امنیت و به نوعی جاسوسی می کنید؟ یا نه، فکر می کنید درج نام و زمان کار با آن و مطالب از این قبیل مشکلی ایجاد نمی کند؟
منبع:برسام
